Gmail est utilisé par des millions de personnes à travers le monde. Dans le lot, on trouve beaucoup de particuliers, mais également des entreprises et même quelques administrations.
Si vous devez travailler à plusieurs sur le même compte, alors sachez qu’il existe une option permettant de partager une adresse avec d’autres utilisateurs. Et le plus beau dans l’histoire c’est qu’il ne sera pas nécessaire de mettre les mains dans le cambouis pour en profiter.
Avant toute chose, il est important de comprendre que les personnes avec qui vous partagerez votre adresse seront en mesure d’accéder à la messagerie mais également au carnet d’adresses associé.
Partager un compte Gmail, c’est super facile… quand on sait comment faire.
Elles pourront également envoyer des messages en votre nom.
Gmail impose une limite de 10 collaborateurs pour les comptes normaux
Google a tout de même mis en place plusieurs restrictions pour éviter les mauvaises surprises. Ces personnes n’auront ainsi pas la possibilité d’accéder aux paramètres avancés du compte et ils ne pourront pas modifier son mot de passe ni même accéder à toutes les options associées.
En outre, le géant américain impose une autre limitation : une boite pourra être partagée au maximum avec 10 utilisateurs. Si vous avez besoin d’aller plus loin, alors il faudra sortir la carte bleue et souscrire aux programmes Google Apps for Work, Google Apps for Education ou Google Apps for Government.
La limite passera alors à un maximum de 25 utilisateurs.
Dans tous les cas, la méthode à suivre ne change pas. La première chose à faire, ce sera donc de vous connecter sur le compte et de vous rendre dans les paramètres en cliquant sur le bouton en forme d’écrou. Il est placé au dessus des messages, sur la droite.
Gmail vous affichera alors plusieurs onglets. Cliquez simplement sur la rubrique « comptes et importation » et cherchez des yeux la partie nommée « déléguer l’accès à votre compte ».
Enchainez ensuite en cliquant sur le lien « ajouter un nouveau compte ». Le service va ouvrir une fenêtre volante et vous n’aurez qu’à saisir l’adresse de votre collaborateur pour lui donner l’accès. Il recevra un message dans la foulée avec toutes les instructions nécessaires.
Toujours dans cette fameuse zone, vous trouverez aussi une option permettant de marquer les conversations comme lues si d’autres utilisateurs les ouvrent, ou de les laisser marquées comme non lues.
Pour résumer :
- Ouvrez votre navigateur.
- Rendez vous sur Gmail.
- Cliquez sur le bouton en forme d’écrou.
- Allez chercher l’option « préférences ».
- Cliquez sur l’onglet « Comptes et importation ».
- Descendez jusqu’à la partie « Déléguer l’accès à votre compte ».
- Cliquez sur le lien « Ajouter un autre compte ».
- Saisissez l’adresse électronique de votre collaborateur.
- Validez votre choix.
Et pour enlever l’accès alors ? Il suffira de retourner dans les paramètres de la boite, dans le même onglet, et de cliquer sur le bouton de suppression. Notez que la mise en place du partage peut prendre quelques minutes.
Et une petite capture pour la route.
Frédéric Pereira fredzone.org
